El propósito general de la Dirección de Secretaría General es el de ejercer una supervisión amplia y suficiente sobre la información académica de la comunidad estudiantil, así como de otros elementos involucrados, de manera de prestar un servicio óptimo a los estudiantes, egresados, unidades internas e instituciones externas, y garantizarles información actualizada y oportuna.

• Verificar el cumplimiento de los reglamentos que rigen la inscripción de los alumnos nuevos, la reinscripción de los estudiantes y su permanencia en la UCAB.
• Administrar el proceso de Reconocimiento de Estudios para los estudiantes de la UCAB.
• Auditar y custodiar las Actas de Exámenes Parciales, Finales, Diferidos y de Reparación de todas las unidades académicas y sedes de la UCAB.
• Programar, organizar y coordinar los actos de grado a nivel de pregrado y postgrado en todas las sedes de la Universidad.
• Verificar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y legales para el otorgamiento de los títulos.
• Validar y custodiar los Libros de Actas de Otorgamiento de Títulos.
• Validar y ajustar la información académica de los estudiantes.
• Procesar solicitudes y emitir constancias y certificaciones de los estudiantes y egresados para la firma de la Secretaria General y/o el Rector.
• Procesar las solicitudes de declaración de materias comunes de los Estudios de Postgrado.
• Proveer a la Asociación de Egresados de la UCAB los datos de los egresados.
• Proveer a UCAB Servicios las listas de graduandos para cada acto de grado para ejercer el control sobre los financiamientos educativos.
• Emitir constancias a las instituciones externas sobre información de los estudiantes y/o egresados de la UCAB, previa solicitud de las mismas.
• Emitir informes para refrendación de los títulos académicos de la UCAB y su correspondiente envío al Ministerio Popular para la Educación Superior.
• Colaborar con las unidades académicas en los casos que éstas lo requieran en cuanto a los procesos académicos.

La OCACE se encarga de planificar, organizar y coordinar los procesos de Preinscripciones, Ingreso, Traslados, Inscripciones de nuevos estudiantes, Reinscripciones y Reincorporaciones, además de las actividades de Control de Estudios.
En cuanto a sus funciones operativas, seencarga de ejecutar las actividades de los siguientes procesos:

• Ingreso: Preinscripción y selección de los nuevos estudiantes;
• Traslados: revisión de los documentos de las solicitudes;
• Inscripción de alumnos: nuevos y admitidos por traslados;
• Reinscripciones de alumnos regulares;
• Auditoria de procesos internos, propios del Control de Estudios;
• Promoción y mercadeo de las carreras ofrecidas por la UCAB a nivel de Pregrado;
• Y demás funciones que señale la Secretaria General, de acuerdo a los lineamientos del Rector.

La Dirección de Archivo General tiene como objetivo asegurar el servicio de información, recopilación, procesamiento, almacenamiento, difusión, rescate y conservación de la documentación , de forma tal que se pueda alcanzar la gerencia de la información que satisfaga las necesidades y requerimientos de los usuarios y sea capaz de aportar soluciones efectivas para la institución, optimizar los procesos y el desarrollo de la investigación, todo esto apoyado en las herramientas tecnológicas existentes en el mercado.

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