Servicios
El Archivo General ofrece un amplio rango de servicios encaminados a la gestión integral de la documentación y de la información que se maneja en la universidad a través de los Archivos de Gestión. Estos servicios cubren desde la organización y sistematización de los archivos, la formación y asesoría técnica necesaria para facilitar el manejo del cambio en el personal administrativo, además de apoyar en la realización de consultas en sala y el apoyo de los usuarios en general a través del procesamiento de sus solicitudes.
Organización de Archivos
El Archivo General en su estrategia de conformación del sistema integral de archivo aplica todos los procedimientos archivísticos necesarios para la organización de los documentos que genera y recibe las distintas dependencias que integran la universidad en el devenir de sus actividades diarias.
Consulta en sala
A través de este servicio los usuarios podrán acceder al patrimonio documental de la universidad en las instalaciones del archivo, para realizar sus respectivas investigaciones.
Solicitudes
El Archivo General contempla este servicio para atender y procesar los requerimientos de nuestros usuarios. Para ello se les presenta a continuación una serie de formularios que según lo que requiera deberá rellenar, sin omitir ninguno de los datos que allí se solicitan. Estos formularios están disponibles a través de la pagina web de BIOgestión, que se accesa a través del sistema BIO Comunidad.
- Apertura de Carpeta / Expediente
El proceso de apertura de carpeta para los archivos de gestión se realizará previa solicitud al Archivo General a través del “Formulario de solicitud de apertura de carpeta/expediente” por ser esta la unidad encargada de realizar los procesos de actualización de los cuadros de clasificación de cada uno de los archivos de gestión, tanto físico como electrónico.
- Préstamo
Esta unidad le facilitará en calidad de préstamo los documentos o expedientes a las dependencias académicas y administrativas de la universidad que así lo requieran.
Las dependencias que deseen solicitar en calidad de préstamo algún documento o expediente deberán llenar el Formulario de "Solicitud de préstamo".
El plazo del préstamo es de tres días, pero este puede prorrogarse siempre y cuando se le participe a la Dirección de Archivo General. Los documentos dados en calidad de préstamo son intransferibles.
- Transferencia
El Archivo General se encargará de coordinar los procesos de transferencia documental que deberá realizar cada unidad académica y administrativa de la universidad.
Para realizar el proceso de transferencia se debe realizar la solicitud al Archivo General a través del "Formulario de Solicitud de Transferencia".
- Digitalización
El archivo ofrece un servicio destinado a la digitalización de los documentos. Para ello el usuario debe completar el "Formulario de Digitalización de documentos"
- Apoyo a la investigación y a la docencia
Esta unidad pone a disposición de los investigadores, docentes y usuarios la documentación que ellos requieran consultar para la realización de sus investigaciones. Solo requerirá completar el "Formulario de Apoyo a la Investigación y a la Docencia."
En virtud de que estas investigaciones serán de interés para la institución, deberá dejarse un ejemplar del trabajo realizado a los fines de que pueda ser revisado por nuestros usuarios.
Para Investigadores ajenos, estos deberán solicitar un permiso al Secretario General que sólo autorizará la consulta en sala.
Si no esta claro en como llenar los formularios podrá revisar la Guía para realización de solicitudes que describe en forma detallada cada uno de los pasos a seguir y la forma correcta de rellenarlos.
Asesoría
El Archivo General, como coordinador del sistema Integral de Archivo de la Universidad, proporcionará apoyo técnico a los Archivos de Gestión, con el objeto de facilitar la organización de la documentación que se tramita en las dependencias de la universidad, en el manejo del sistema electrónico (Domino Doc.) y en la búsqueda de cualquier información que se requiera.
Formación
El Archivo General en su estrategia de adiestramiento dinámico, flexible y oportuno para la aplicación de algunas técnicas de gestión documental, ofrece en la actualidad al personal administrativo responsable de los archivos de gestión de cada una de las dependencias de la UCAB, el curso de Gestión de la Documentación Administrativa.
Este curso fue desarrollado conjuntamente con el Centro para la Aplicación de la Informática. La estrategia de adiestramiento seleccionado, ha sido la educación a distancia. El objetivo general es que los participantes aprendan a gestionar y organizar los archivos, clasificando de forma pertinente los expedientes y sus documentos. Los objetivos específicos del mismo están encaminados a: describir la terminología archivística, identificar los pasos para la elaboración de un inventario, clasificar documentos de acuerdo a su contenido, además de desincorporar documentos de los archivos físicos de acuerdo a los lineamientos del calendario de conservación.