Nosotros

Misión

La Secretaría de la Universidad Católica Andrés Bello (UCAB) como parte del equipo rectoral de la institución tiene por misión funcionar como un sistema de apoyo académico-administrativo, al ejercer la secretaría del Consejo Universitario y comunicar sobre sus decisiones. Vela, además, por la organización y el registro de la vida académica de estudiantes y profesores; expide, supervisa y certifica los documentos emanados de la Universidad; refrenda los títulos, diplomas, decretos y resoluciones, siendo responsable del patrimonio documental institucional; así, responde a los intereses de la comunidad en general y, especialmente, a la comunidad ucabista, con la cual está comprometida. De esta forma apoya el cumplimiento de los objetivos de la UCAB y su compromiso con el país y la sociedad.

 Visión

Hacer de la Secretaría de la Universidad Católica Andrés Bello (UCAB) una instancia de autoridad que sea garante de equidad, pertinencia y transparencia en los procesos y las políticas de la Administración Académica, utilizando las tecnologías de avanzada en las áreas de la información y la comunicación. Además, la Secretaría de la UCAB se distinguirá por la innovación, la proactividad y el trabajo en equipo de su personal, así como un sistema de información integral y eficiente en la institución.

 Estructura

Dirección de Gestión Estudiantil

Son funciones de la Dirección de Gestión Estudiantil, de acuerdo con el artículo 5 del Reglamento de la Secretaría de la UCAB:

  • Gestionar el proceso de ingreso a la universidad, el cual contempla los procedimientos de preinscripción y admisión.
  • Formalizar los procesos de registro y control de la universidad, que comprenden los procedimientos de inscripción, reinscripción, retiro, historia académica y análisis de formación previa.
  • Tramitar el proceso de egreso de la universidad, el cual incluye los procedimientos de protocolo de grado.
  • Gestionar los procesos de emisión y entrega de certificaciones conducentes al otorgamiento de títulos y grados académicos.
  • Realizar los procesos de verificación de estudios de la universidad.
  • Las demás que le atribuyan los reglamentos de la Universidad.
Dirección de Administración Académica

Son funciones de la Dirección de Administración Académica según el artículo 6 del Reglamento de la Secretaría de la UCAB:

  • Gestionar la planificación de los procesos académicos del período correspondiente, a partir de la aprobación del calendario académico aprobado, por parte del Consejo Universitario.
  • Crear de los códigos y parámetros necesarios para dar soporte a la ejecución de los procesos de administración académica y su gestión en el Sistema de Administración Académica, así como definir el conjunto de códigos que identifican las materias que se ofrecen en pregrado, postgrado y extensión.
  • Coordinar el proceso de apertura del período académico, con el objetivo de dar inicio a la programación desde las unidades que realizan ofertas académicas y la posterior asignación de aulas, según la demanda y la capacidad de la planta física de la universidad.
  • Desarrollar procesos de auditoría sobre el cumplimiento de los procesos y las políticas de programación y administración académica.
  • Planificar la creación, la asignación y la capacitación de nuevos perfiles, según los reglamentos vigentes y el uso adecuado del Sistema de Administración Académica, a través de los diferentes recursos profesionales y tecnológicos.
  • Gestionar los requerimientos de soporte y capacitación de los usuarios del Sistema de Administración Académica de toda la comunidad universitaria, en sus diferentes sedes.
  • Las demás que le atribuyan los reglamentos de la Universidad.
Dirección de Archivo General

Son funciones de la Dirección de Archivo General, en correspondencia con el artículo 7 del Reglamento de la Secretaría de la UCAB:

  • Gestionar las actividades vinculadas al registro, la custodia y la movilización del universo documental generado por las diferentes unidades administrativas y académicas de la Universidad. Esto comprende las siguientes modalidades de archivo: archivo de gestión, archivo intermedio y archivo histórico.
  • Coordinar la digitalización de la documentación a ser incorporada a los archivos de la universidad.
  • Tramitar las solicitudes internas asociadas a la consulta u organización de documentos del archivo de la universidad y de las unidades que la componen, así como atender las solicitudes externas de otras instituciones educativas.
  • Ofrecer asistencia técnica a los usuarios, ante problemas con el Sistema de Gestión Documental y brindar la formación necesaria para que los usuarios adquieran las habilidades y destrezas básicas para su adecuado manejo.
  • Las demás que le atribuyan los reglamentos de la Universidad.

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Unidad de Estadísticas Institucionales

Son funciones de la Unidad de Estadísticas Institucionales, de acuerdo con el artículo 8 del Reglamento de la Secretaría de la UCAB:

  • Elaborar los informes compilatorios de los datos de gestión institucional, de acuerdo con los requerimientos que sean establecidos por los organismos rectores de la gestión de la educación superior, en el ámbito nacional.
  • Reunir las estadísticas institucionales, a fin de elaborar el anuario estadístico de la Universidad Católica Andrés Bello.
Unidad de Identificación Institucional

Son funciones de la Unidad de Identificación Institucional conforme corresponde con el artículo 9 del Reglamento de la Secretaría de la UCAB):

  • Gestionar todos los procesos relativos a la carnetización de los diversos roles que hacen vida en la universidad, con el propósito de garantizar la adecuada identificación institucional y los mecanismos de control necesarios.
  • Oficiar las acciones de atención y solución adecuadas a los requerimientos de los usuarios de la universidad, referidos al proceso de carnetización.
Centro de Contacto UCAB

Son funciones del Centro de Contacto UCAB según el artículo 10 del Reglamento de la Secretaría de la UCAB:

  • Gestionar la atención de solicitudes externas asociadas a los procesos de la Secretaría.
  • Encauzar la atención de solicitudes internas (comunidad universitaria) asociadas a los procesos críticos de la Universidad.
  • Gestionar la organización y el análisis de los registros asociados a la atención de llamadas entrantes y llamadas salientes, de manera de obtener información para el establecimiento de propuestas de mejora asociadas a los procesos de prestación de servicios de la Secretaría.
Unidad de Administración Docente

Son funciones de la Unidad de Administración Docente:Son funciones de la Unidad de Administración Docente:

  • Ofrecer seguimiento y apoyo a las Escuelas y programas de Postgrado en el proceso de nombramiento de profesores y/o investigadores.
  • Validar la información y documentación asociada a profesores que reposa en el sistema de nombramiento.
  • Normalizar los nombramientos, a través de los sistemas (Banner, Process Maker, Argos).
  • Medir la efectividad del proceso entre la postulación y el cobro docente.
  • Llevar a cabo el registro del personal docente.
  • Colaborar en el proceso de organización de la información a ser presentada ante las autoridades universitarias.
  • Brindar apoyo a la Comisión Clasificadora Central en el proceso de clasificación de profesores, investigadores y auxiliares docentes.
  • Apoyar al Consejo Académico en el proceso de nombramiento de los profesores de las cátedras institucionales e intrafacultad.
  • Cualquier otra que le asigne por la Secretaría de la Universidad.